1. Iniciação

O primeiro passo é identificar as pessoas interessadas no projeto digital específico. Isso porque, muitas vezes, não é necessário incluir toda a equipe em um único programa, principalmente se tiver mais de um projeto em andamento.

Então, primeiramente devemos definir quem será o líder do projeto (pode ser você ou algum outro colaborador que consiga focar de maneira mais eficiente no trabalho – falaremos sobre a importância de delegar tarefas mais adiante). 

A partir disso, estruture o restante da equipe de acordo com o objetivo do projeto, pensando nas qualificações de cada um e, principalmente, quanto de trabalho a mais cada um pode pegar – ou, caso seja necessário, remanejar as outras tarefas.

2. Planejamento

Essa é uma das etapas mais importantes na gestão de projetos digitais. Para isso, é necessário começar com um plano de ação para execução do projeto. Lembre-se de quanto melhor for feita essa parte, mais bem preparada a equipe estará para lidar com eventuais problemas.

Nesse momento, é necessário estabelecer algumas questões:

• Definir as metas e objetivos do projeto;
• Detalhar as atividades necessárias para gerar as entregas; 
• Montar um cronograma;
• Distribuir os recursos;
• Construir uma lista de parceiros e fornecedores, caso seja necessário;
• Fazer o gerenciamento de tempo da equipe;
• Estabelecer o orçamento de cada uma das etapas;
• Fazer o mapeamento de riscos;
• Desenvolver estratégias efetivas de comunicação interna e externa.

3. Execução

Tão importante quanto planejar é colocar em ação. Aqui, o papel do gerente de projetos é garantir que tudo o que foi planejado está sendo executado da maneira esperada, dentro do cronograma e do orçamento estabelecidos.

Um ponto de atenção em relação a essa etapa é o gerenciamento de riscos. Isso porque, conforme o projeto vá andando, é normal que apareçam situações inusitadas ou até mesmo alguns problemas. 

Um bom gestor de projetos precisa estar preparado para essa situação e, principalmente, saber como lidar com isso de maneira rápida e eficiente para que não prejudique os resultados do trabalho. 

4. Monitoramento e controle

Aqui, é o momento de se assegurar que os processos do projeto estão sendo executados da maneira correta. Mais do que isso, deve-se analisar se foi a decisão mais acertada para o encaminhamento do projeto.

Pode ser que você chegue no meio de um projeto e perceba que determinada ação pode ser feita de outra maneira, ou então que uma estratégia não tenha se desenvolvido muito bem. 

Fazer o monitoramento e controle durante a execução do projeto é fundamental para que você não perceba os problemas apenas quando chegar ao fim dele.

5. Encerramento

Por fim, devemos considerar todos os processos necessários para a finalização de um projeto: revisão de documentos, controle de qualidade, análise dos primeiros resultados e, por fim, arquivamento.

Uma boa prática nesta ocasião é fazer uma lista das ações aprendidas. Inclusive, é possível planejar uma reunião para dar fim ao projeto com todos os envolvidos, passando por todas as etapas, os erros e, principalmente, os maiores acertos da equipe.

Você, como gestor, deve lembrar-se de parabenizá-los pelos resultados e pelas metas alcançadas.